5 câu hỏi nên làm rõ trước khi ký hợp đồng

1. Ai ký và ai chịu trách nhiệm?

Làm rõ chủ thể giao dịch, người đại diện và căn cứ ký kết. Đồng thời xác định đầu mối vận hành: ai xác nhận đơn hàng, ai ký nghiệm thu, ai trao đổi khi có phát sinh. Đây là các thông tin giúp hồ sơ phản ánh đúng người và đúng việc.

2. Kết quả bàn giao được xác định bằng gì?

Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ đủ rõ để hai bên cùng kiểm tra. Với công việc có nhiều giai đoạn, mỗi mốc nên gắn với kết quả và tài liệu xác nhận tương ứng.

• Quy cách, chất lượng, khối lượng hoặc phạm vi dịch vụ.
• Thời điểm, địa điểm và trách nhiệm giao nhận.
• Cách xác nhận hoàn thành và xử lý sai lệch.

3. Thanh toán phụ thuộc vào điều kiện nào?

Phân biệt số tiền phải trả, thời điểm trả và hồ sơ cần có. Nếu thanh toán phụ thuộc vào nghiệm thu hoặc giải ngân, cần mô tả cách các bên phối hợp và phương án khi điều kiện này chưa xảy ra. Khi sửa điều khoản thanh toán, kiểm tra cả phụ lục và các điều khoản liên quan.

4. Khi kế hoạch thay đổi, xử lý thế nào?

Giao dịch có thể cần điều chỉnh giá, khối lượng hoặc thời hạn. Thống nhất cách yêu cầu thay đổi, người phê duyệt và hình thức xác nhận. Cần làm rõ trường hợp tạm dừng, chấm dứt, nghĩa vụ bàn giao và đối soát các khoản đã thực hiện.

5. Hồ sơ nào chứng minh việc đã thực hiện?

Hợp đồng là một phần của bộ hồ sơ. Đơn hàng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và trao đổi xác nhận cần nhất quán với điều khoản đã ký. Danh mục chứng từ nên được thống nhất để người thực hiện có thể áp dụng ngay.

• Chốt bản hợp đồng và phụ lục cuối cùng.
• Kiểm tra thông tin người ký và thông tin thanh toán.
• Phân công người quản lý hồ sơ, tiến độ và các mốc cần xác nhận.